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Vue d’ensemble

La plateforme Sync de Stenoa offre de puissantes capacités de configuration, de génération automatique et de gestion des plannings. Les plannings peuvent également être associés à des Flux pour permettre une coordination des soins automatisée et des séquences d’activation.

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Création d’un nouveau planning

Seuls les administrateurs peuvent créer un planning appartenant aux nœuds dont ils sont administrateur, ou auxquels ils restent hiérarchiquement supérieurs. Pour créer un nouveau planning :
  1. Accédez à Paramètres de l’espace de travail > Organisation > Planification.
  2. Cliquez sur le service, la division ou le service (Department) auquel le planning sera rattaché.
  3. Cliquez sur Créer un planning dans le coin supérieur droit.
  4. Indiquez si vous souhaitez autoriser des lacunes de planning ou de couverture.
  5. Définissez les périodes du planning.
  6. Cliquez sur Créer.

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Gestion d’un Planning existant

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Paramètres généraux

Les paramètres généraux de planning suivants peuvent être gérés ici :
  • Lacunes de planning : Si cette option est activée, les lacunes dans les périodes de planning seront autorisées. La couverture n’aura pas besoin de s’étendre sur 24 heures.
  • Lacunes de couverture : Si cette option est activée, les lacunes de couverture seront autorisées. Les utilisateurs pourront se mettre hors astreinte sans qu’un transfert d’astreinte ne soit approuvé.
  • Approbation des demandes de congé : Si cette option est activée, les demandes de congé devront d’abord être approuvées par un administrateur de planning avant d’être enregistrées.
  • Bourse des postes : Si cette option est activée, les utilisateurs peuvent publier leurs postes dans une bourse des postes, où ils peuvent être repris par un autre utilisateur. Si l’approbation des demandes de transfert est désactivée, un administrateur de planning devra accepter le transfert d’astreinte avant qu’il ne soit considéré comme entièrement exécuté.
  • Périodes de planning : Définissez les heures de début et de fin d’une période de planning. Plusieurs périodes de planning peuvent être définies pour un planning donné.
    • Si les lacunes de planning sont autorisées, les périodes de planning n’auront pas besoin de totaliser 24 heures.
    • Les lacunes de couverture peuvent être activées par poste.
    • Un nombre minimal d’utilisateurs requis pour assurer la couverture par poste peut également être défini.

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Flux associés

Cette section vous permet d’afficher tous les flux auxquels votre planning est associé. Pour modifier une association, sélectionnez un flux et configurez sa politique d’escalade.
Seuls les administrateurs de flux peuvent modifier les périodes de couverture de votre planning.

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Génération de planning

Pour générer automatiquement un planning d’astreinte :
  1. Assurez-vous que les paramètres généraux de votre Planning ont été correctement configurés.
  2. Faites défiler vers le bas jusqu’à Schedule Generation.
  3. Cliquez sur Add call cycle.
  4. Sélectionnez la période de Planning à laquelle vous souhaitez que ce cycle d’astreinte corresponde.
  5. Configurez les paramètres suivants :
    • Cycle duration : Définit la durée d’un cycle d’astreinte donné (quotidien, hebdomadaire ou bihebdomadaire).
    • Start day : Définit le jour de la semaine auquel le cycle d’astreinte commencera.
    • Minimum days between calls : Définit le nombre minimal de jours sans astreinte requis entre deux astreintes, le cas échéant.
    • Concurrent call : Si activé, un utilisateur programmé pour une astreinte sur un autre Planning peut simultanément être en astreinte sur ce Planning.
    • Consecutive weekends : Si activé, les utilisateurs peuvent être en astreinte deux week-ends consécutifs.
    • Custom settings : Les pauses de nuit, jours de repos et autres demandes personnalisées de génération de Planning peuvent être configurés en contactant le support.
  6. Cliquez sur Schedule generator dans le coin supérieur droit.
  7. Cliquez sur Generate dans le coin supérieur droit et définissez la période pour laquelle vous souhaitez générer un planning.
  8. Passez en revue le planning généré et effectuez manuellement les modifications souhaitées.
  9. Cliquez sur Publish dans le coin supérieur droit pour finaliser le Planning.

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administrateurs de planning

les administrateurs de planning peuvent afficher et modifier les paramètres de couverture et les plannings qui leur sont attribués. les administrateurs peuvent également choisir d’être avertis des écarts de couverture hebdomadaires et quotidiens. pour ajouter un administrateur :
  1. allez dans workspace settings > organization > scheduling.
  2. cliquez sur le planning souhaité.
  3. faites défiler jusqu’à administrateurs de planning.
  4. cliquez sur add administrator.
  5. recherchez et sélectionnez le(s) utilisateur(s) souhaité(s).
  6. cliquez sur confirm.
  7. le nouvel administrateur de planning recevra une notification par e-mail confirmant qu’il a été ajouté en tant qu’administrateur de planning à ce planning.
pour supprimer un administrateur de planning :
  1. cliquez sur les trois points à côté du nom de l’administrateur de planning.
  2. cliquez sur remove.

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Supprimer un Planning

Pour supprimer un Planning :
  1. Cliquez sur le Planning souhaité.
  2. Faites défiler jusqu’en bas des paramètres de votre Planning, puis cliquez sur « Delete ».
  3. Cliquez sur « Delete » pour confirmer.
La suppression d’un Planning Actif entraînera une interruption de la coordination des soins sur Stenoa. Assurez-vous que cette action est intentionnelle et que tous les membres des espaces de travail principaux et affiliés sont dûment informés avant de poursuivre.

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Gestion des congés

Les administrateurs de planning peuvent consulter et gérer les demandes de congé et l’historique dans le module de gestion des congés. L’historique des congés peut être filtré et faire l’objet de recherches selon n’importe quel champ. Si les paramètres d’un planning exigent que les congés soient approuvés, l’administrateur de planning recevra une notification par e-mail chaque fois qu’un congé est demandé par un utilisateur sur son planning. Pour accepter ou refuser un congé :
  1. Allez dans Scheduling > Leave management.
  2. Cliquez sur la demande de congé souhaitée.
  3. Examinez les détails du congé et cliquez sur Accept ou Reject.

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Analytique de planning

Des analyses peuvent être générées pour n’importe quel planning afin de visualiser les lacunes de couverture, l’équité de la répartition des quarts et les congés approuvés. Seuls les administrateurs de planning peuvent consulter les analyses de planning. Pour accéder aux analyses de planning :
  1. Allez à Scheduling > Scheduling analytics.
  2. Cliquez sur le planning et le rôle souhaités.
  3. Basculez sur l’affichage mensuel pour une analyse comparative.