Planification

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Vue d’ensemble

La plateforme Sync de Stenoa offre de puissantes capacités de configuration, de génération automatique et de gestion des plannings. Les plannings peuvent également être associés à des trajectoires pour permettre une coordination automatisée des soins et des séquences d’activation.

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Création d’un nouveau planning

Seuls les administrateurs peuvent créer un planning appartenant aux nœuds dont ils sont administrateur, ou aux nœuds auxquels ils sont hiérarchiquement supérieurs. Pour créer un nouveau planning :

1. Accédez à Paramètres > Organisation > Planification.
2. Cliquez sur le service, la division ou le département auquel le planning sera rattaché.
3. Cliquez sur ‘Créer un planning’ dans le coin supérieur droit.
4. Indiquez si vous souhaitez autoriser des lacunes de planning ou de couverture.
5. Définissez les périodes du planning.
6. Cliquez sur ‘Créer’.

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Gestion d’un planning existant

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Paramètres généraux

Les paramètres généraux de planning suivants peuvent être gérés ici :

• Lacunes de planning : Si cette option est activée, les lacunes dans les périodes de planning seront autorisées. La couverture n’aura pas besoin de s’étendre sur 24 heures.
• Lacunes de couverture : Si cette option est activée, les lacunes de couverture seront autorisées. Les utilisateurs pourront se retirer de la garde sans qu’un transfert de garde ne soit approuvé.
• Approbation des demandes de congé : Si cette option est activée, les demandes de congé devront d’abord être approuvées par un administrateur de planning avant d’être enregistrées.
• Bourse des postes : Si cette option est activée, les utilisateurs peuvent publier leurs postes dans une bourse des postes, où ils peuvent être repris par un autre utilisateur. Si l’approbation des demandes de transfert est désactivée, un administrateur de planning devra accepter le transfert de garde avant qu’il ne soit considéré comme entièrement exécuté.
• Périodes de planning : Définissez les heures de début et de fin d’une période de planning. Plusieurs périodes de planning peuvent être définies pour un planning donné.
  • Si les lacunes de planning sont autorisées, les périodes de planning n’auront pas besoin de totaliser 24 heures.
  • Les lacunes de couverture peuvent être activées par poste.
  • Un nombre minimal d’utilisateurs requis pour assurer la couverture par poste peut également être défini.

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Trajectoires associées

Cette section vous permet d’afficher toutes les trajectoires auxquelles votre planning est associé. Pour modifier une association, sélectionnez une trajectoire et configurez sa politique d’escalade.

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Génération de planning

Pour générer automatiquement un planning de garde :

1. Assurez-vous que les paramètres généraux de votre planning ont été correctement configurés.
2. Faites défiler vers le bas jusqu’à ‘Schedule Generation’.
3. Cliquez sur ‘Add call cycle’.
4. Sélectionnez la période de planning à laquelle vous souhaitez que ce cycle de garde corresponde.
5. Configurez les paramètres suivants :
   • Cycle duration : Définit la durée d’un cycle de garde donné (quotidien, hebdomadaire ou bihebdomadaire).
   • Start day : Définit le jour de la semaine auquel le cycle de garde commencera.
   • Minimum days between calls : Définit le nombre minimal de jours sans garde requis entre deux gardes, le cas échéant.
   • Concurrent call : Si activé, un utilisateur programmé pour une garde sur un autre Planning peut simultanément être de garde sur ce Planning.
   • Consecutive weekends : Si activé, les utilisateurs peuvent être de garde deux week-ends consécutifs.
   • Custom settings : Les pauses de nuit, jours de repos et autres demandes personnalisées de génération de Planning peuvent être configurés en contactant le support.
6. Cliquez sur ‘Schedule generator’ dans le coin supérieur droit.
7. Cliquez sur ‘Generate’ dans le coin supérieur droit et définissez la période pour laquelle vous souhaitez générer un planning.
8. Passez en revue le planning généré et effectuez manuellement les modifications souhaitées.
9. Cliquez sur ‘Publish’ dans le coin supérieur droit pour finaliser le Planning.

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Administrateurs de planning

Les administrateurs de planning peuvent afficher et modifier les paramètres de couverture et les plannings qui leur sont attribués. Les administrateurs peuvent également choisir d’être avertis des écarts de couverture hebdomadaires et quotidiens. Pour ajouter un administrateur :

1. Allez dans Paramètres > Organisation > Planification.
2. Cliquez sur le planning souhaité.
3. Faites défiler jusqu’à ‘Administrateurs de planning’.
4. Cliquez sur ‘Add administrator’.
5. Recherchez et sélectionnez le(s) utilisateur(s) souhaité(s).
6. Cliquez sur ‘Confirm’.
7. Le nouvel administrateur de planning recevra une notification par courriel confirmant qu’il a été ajouté en tant qu’administrateur de planning à ce planning.

Pour supprimer un administrateur de planning :

1. Cliquez sur les trois points à côté du nom de l’administrateur de planning.
2. Cliquez sur ‘Remove’.

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Supprimer un planning

Pour supprimer un planning :

1. Cliquez sur le planning souhaité.
2. Faites défiler jusqu’en bas des paramètres de votre Planning, puis cliquez sur ‘Delete’.
3. Cliquez sur ‘Delete’ pour confirmer.

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Gestion des congés

Les administrateurs de planning peuvent consulter et gérer les demandes de congé et l’historique dans le module de gestion des congés. L’historique des congés peut être filtré et faire l’objet de recherches selon n’importe quel champ. Si les paramètres d’un planning exigent que les congés soient approuvés, l’administrateur de planning recevra une notification par courriel chaque fois qu’un congé est demandé par un utilisateur sur son planning. Pour accepter ou refuser un congé :

1. Allez dans Planification > Gestion des congés.
2. Cliquez sur la demande de congé souhaitée.
3. Examinez les détails du congé et cliquez sur ‘Accept’ ou ‘Reject’.

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Analytique de planning

Des analyses peuvent être générées pour n’importe quel planning afin de visualiser les lacunes de couverture, l’équité dans la répartition des quarts et les congés approuvés. Seuls les administrateurs de planning peuvent consulter les analyses de planning. Pour accéder aux analyses de planning :

1. Allez à Planification > Analyses de planification.
2. Cliquez sur le planning et le rôle souhaité.
3. Basculez sur l’affichage mensuel pour une analyse comparative.