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Planification
C’est ici que se trouve Sync, la plateforme de Stenoa dédiée à la gestion avancée de la planification.
Vous pouvez consulter ici vos gardes actives et à venir. Les gardes pour lesquelles vous êtes désigné par votre administrateur de planification, ou celles pour lesquelles vous vous êtes mis vous‑même en garde, apparaîtront ici.
Vous pouvez vous mettre en garde pour un nouveau shift en cliquant sur ‘Nouvelle garde’. Une fenêtre contextuelle s’affichera vous demandant les plages horaires auxquelles vous êtes affilié, ainsi que la date et l’heure de début et de fin de cette garde.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, laisser un commentaire sur une garde, que les utilisateurs de votre espace de travail pourront consulter via le tableau de bord des gardes.
L’exportation d’un calendrier Stenoa vers une application tierce permet aux utilisateurs de consulter leurs périodes de garde sans se connecter à plusieurs plateformes. Les options courantes incluent des applications de calendrier telles que Google Calendar, Microsoft Outlook et Apple Calendar.
Vous pouvez intégrer votre calendrier Stenoa à un logiciel de calendrier en utilisant les formats WebCal ou iCal, en cliquant sur ‘Calendar sync’, puis en vous abonnant au calendrier de votre choix. Votre application de calendrier s’ouvrira alors et vous pourrez finaliser les paramètres pour confirmer la synchronisation.
Vous pouvez également copier l’URL de votre calendrier Stenoa dans l’application de calendrier de votre choix.
Votre calendrier sera automatiquement mis à jour lorsqu’une modification est apportée à votre calendrier sur Stenoa.
Stenoa facilite le transfert d’une garde. Cliquez simplement sur les trois points à côté d’une garde active ou à venir, et une fenêtre contextuelle apparaîtra. Il vous sera demandé de préciser le nom du destinataire et la période de transfert. Par défaut, la période de transfert correspondra au temps restant de la garde pour les gardes actives, ou à l’intégralité de la garde pour les gardes à venir. Des durées plus courtes peuvent aussi être spécifiées.
Vous pouvez uniquement transférer une garde à un utilisateur de votre espace de travail, ayant le même rôle et rattaché au planning associé.
Si vous recevez une demande de transfert, celle-ci peut être consultée et gérée (acceptée ou refusée) dans les demandes entrantes. Les demandes de transfert que vous avez effectuées apparaîtront dans les demandes sortantes jusqu’à leur acceptation, et peuvent être annulées jusqu’à ce qu’elles soient acceptées.
Le marché vous permet de proposer un quart à venir qui vous est attribué afin qu’un autre utilisateur puisse le prendre en charge. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous souhaitez vous décharger d’un quart d’astreinte à venir sans avoir identifié au préalable un utilisateur disponible pour le transfert. Pour proposer un quart sur le marché, cliquez sur les trois points à côté d’un quart à venir, puis cliquez sur ‘Offer on marketplace’.
Seuls les quarts à venir peuvent être proposés sur le marché, et seuls les utilisateurs rattachés au planning associé et disposant du rôle correspondant peuvent prendre un quart sur le marché. Le marché des quarts doit être activé par les administrateurs de planning dans ‘Scheduling settings’ pour que les quarts appartenant à ce planning puissent être proposés sur le marché.
Vous pouvez signaler à votre administrateur de planification vos congés à venir en créant un nouveau congé dans l’application web. Une fenêtre modale s’affichera et vous demandera d’indiquer le planning associé, la durée et le type de congé (personnel, vacances ou conférence). Vous pouvez également laisser un commentaire facultatif à l’intention de votre administrateur de planification.
Les administrateurs de planification seront automatiquement informés de la demande de congé et pourront l’approuver ou la refuser via la gestion des congés. Vous serez ensuite informé de cette mise à jour par courriel et en consultant l’application web.
Une fois qu’un congé est approuvé pour un planning, il ne sera plus possible pour un administrateur de planification ou pour le ‘Schedule Generator’ de vous mettre en astreinte pendant cette période.
Si vous êtes affilié à plusieurs plannings, vous devrez disposer d’un congé approuvé pour chaque planning affilié afin de vous assurer de ne pas être en astreinte pendant cette période.
Vous pouvez consulter le tableau de bord des gardes de l’ensemble de votre espace de travail pour voir qui est actuellement de garde, les prochaines périodes de garde et les périodes de garde passées. La vue par défaut est une vue hebdomadaire. Pour voir une vue mensuelle, cliquez sur un rôle spécifique.
Vous pouvez également filtrer par site, service et rôle, ainsi qu’effectuer une recherche manuelle dans le tableau de bord sur n’importe quel champ.
Seuls les administrateurs de garde ou les utilisateurs ayant le rôle ‘Locating’ peuvent attribuer ou transférer des quarts de garde à partir de cette vue.